Разработка ТУСУРа позволит решить проблему очередей при заселении студентов в общежития

Оценить достоинства системы смогут первокурсники – вся процедура заселения в общежития ТУСУРа будет автоматизирована и займёт не более одной минуты.

Система для автоматизации процессов управления кампусом вуза WGS 3, в настоящее время уже запущенная в эксплуатацию в тестовом режиме в четырёх общежитиях ТУСУРа, представляет собой сервис, который в автоматическом режиме взаимодействует с уже существующими программными продуктами, используемыми организациями для решения локальных задач, собирает необходимые данные и создаёт комбинации для получения законченного решения для пользователя. Это позволяет автоматизировать выполнение задач, которые сегодня выполняются вручную, и соответственно повысить контроль качества при сокращении времени выполнения и упрощении взаимодействия участников.

Внедрение системы в общежитиях ТУСУРа, как пояснил директор студенческого городка университета Андрей Курач, позволит решить такие задачи, как автоматизация документооборота, процессов вселения и регистрации студентов, а также обеспечение контроля за жилым фондом в режиме реального времени.

«Используя при процедуре заселения автоматизированную систему, мы планируем сократить по времени этот процесс до нескольких минут на одного человека. В данный момент эта процедура занимает 15 – 25 минут для каждого студента. А, например, при заселении первокурсников, 150 – 200 человек, которых необходимо вселить за 5 дней, процесс становится тяжёлым и нервным как для студентов, так и для администрации. Если одновременно приехало много студентов, начинают образовываться очереди, – рассказывает Андрей Курач. – Нужно отстоять очередь, получить пакет документов, заполнить их, потом, возможно, ещё раз отстоять очередь, чтобы сдать этот пакет документов. Не исключены ошибки при заполнении, а это добавляет время. Сотрудникам университета, отвечающим за заселение, помимо распечатки документов, объяснения правил заполнения, необходимо после его проверить. Естественно, весь процесс сильно растягивается по времени».

В настоящее время, работая в тестовом режиме, на поиск данных системой, формирование документов и их печать уходит не больше минуты.   

Михаил Милихин, разработчик, ассистент кафедры автоматизации обработки информации ТУСУРа

Данные о студентах на момент их заселения уже хранятся в электронной базе данных ТУСУРа: абитуриенты предоставляют сведения приёмной комиссии в момент подачи документов на поступление. Поэтому, когда студент приходит заселяться, наша система по имени, фамилии и отчеству запрашивает данные из централизованного хранилища ТУСУРа. Она подключается к нему, получает необходимые данные, автоматически заполняет весь пакет документов для заселения и отправляет на печать уже в готовом виде. Студенту нужно только проверить данные и расписаться в них. Помимо общежитий университета, в перспективе планируется также использование системы для управления учебными корпусами ТУСУРа: автоматизированного ведения инвентаризации, учёта аудиторного фонда, техники.

Одним из главных преимуществ своей информационной системы разработчики ТУСУРа называют то, что её не нужно устанавливать на все компьютеры заинтересованных сотрудников, как это чаще всего требуется для существующего ПО, решающего задачу автоматизации процессов в организации или на производстве.

«Наша система имеет веб-доступ. Её достаточно установить на защищённый сервер университета, а сотрудникам необходим только доступ в Интернет или к внутренней сети, чтобы через обычный браузер подключаться и работать в системе, – говорит Михаил Милихин. – Соответственно, обработка данных происходит на сервере, не покидая его, а пользователь получает готовые отчёты. Это увеличивает безопасность и снижает требования к технике, которую использует сотрудник».

Кроме того, благодаря такому решению, работая в системе, можно не только получать, но и вносить изменения и актуальные данные в режиме реального времени, чтобы все обновления были доступны сразу же всем заинтересованным сотрудникам. Соответственно, в системе, предназначенной для служебного пользования, чётко прописываются роли пользователей, степень их контроля над данными и возможность их редактирования.       

Программа написана на основе программных продуктов с открытым исходным кодом, без использования проприетарного частного или собственнического ПО. Адаптировать систему, по словам разработчиков, возможно для решения разных задач: по ведению генерального плана предприятия, проектной документации, отчётной деятельности.